【Word】その資料、ちょっと惜しい！見やすい文書に変わる「箇条書き」と「段落番号」のコツ
説明はきちんと書いてあるのに、なんだか読みにくい……。
そんな文書は、情報をずらっと文章で並べていることが原因かもしれません。
そこで使いたいのが、Wordの「箇条書き」と「段落番号」。内容に合わせて使い分けるだけで、伝わりやすい文書に整えられます。
「箇条書き」と「段落番号」はどう使い分ける？
使い分けのポイントは、順番に意味があるかどうかです。
順番を問わない情報は「箇条書き」
持ち物や確認事項など、項目を並べて伝えたいときに向いています。
たとえば、会議の案内なら次のように整理できます。
当日の持ち物
- ・パソコン
- ・筆記用具
- ・配布資料
文章の中に埋もれていた情報も、箇条書きにすると一目で確認しやすくなります。
手順や順序を伝えるなら「段落番号」
申請方法や作業手順など、順番どおりに進めてほしい内容には番号を付けましょう。
申請の流れ
- 申請書に必要事項を入力する
- 担当者へ提出する
- 承認結果を確認する
「何から始めればいいか」「次に何をするか」が伝わりやすくなります。
基本の使い方はかんたん！
① 項目ごとに改行する
まずは、一覧にしたい内容を入力します。1項目ごとにEnterキーで区切るのがポイントです。
Wordでは、この区切りを「段落」として扱います。
② 対象の段落を選択する
箇条書きや番号付きの一覧にしたい段落を、まとめて選択します。
③ ［ホーム］タブで設定する
［ホーム］タブの［段落］グループから、目的に合わせて選びます。
- ［箇条書き］： 先頭に「・」などの記号を付ける
- ［段落番号］： 先頭に「1、2、3」などの番号を付ける
ボタン横の矢印から、記号や番号の種類も選べます。
見やすくするための3つのコツ
① 1つの項目に情報を詰め込みすぎない
1項目が長いと、箇条書きにしても読みにくくなります。
たとえば、こんな書き方です。
修正前
- ・申請書は金曜日までに提出し、領収書も添付して、提出前には上司の確認を受けてください。
修正後
- ・提出期限：金曜日
- ・添付書類：領収書
- ・提出前の確認：上司の確認が必要
1項目で伝えることを絞ると、必要な情報を探しやすくなります。
② 文末の形をそろえる
「資料の作成」「担当者に確認する」「提出してください」が混在すると、一覧のリズムがそろいません。
たとえば、作業内容なら次のように統一します。
- ・資料を作成する
- ・担当者に確認する
- ・期限までに提出する
名詞でそろえる、動詞でそろえるなど、同じ一覧の中で表現を統一するのがコツです。
③ 記号や番号を手入力しない
「・」や「1.」を自分で入力して、スペースで位置を調整していませんか？
Wordの機能を使えば、折り返した行の位置をそろえやすくなります。段落番号では、項目の追加や削除に合わせて番号も自動で振り直されます。
あとから修正する文書ほど、この便利さを実感できます。
知っておくと便利なEnterキーの使い方
箇条書きや段落番号の項目末尾でEnterキーを押すと、次の項目が作られます。
一覧を終えたいときは、空の項目でさらにEnterキーを押すと、通常の文章に戻れます。
また、同じ項目の中で改行したいときはShift＋Enter。新しい記号や番号を増やさずに、行を変えられます。
「並べる情報」と「順番のある情報」を整理しよう
見やすい文書を作る第一歩は、情報に合った並べ方を選ぶことです。
確認事項や持ち物には「箇条書き」、手順や流れには「段落番号」。
次にWordで資料を作るときは、長い文章の中に「一覧にすると伝わりやすい部分」がないか、見直してみてください。少し整えるだけで、読み手が迷わず理解できる文書に近づきます！
